شعبة القلم السري

تقوم الشعبة التي ترتبط بمكتب السيد المدير العام بالمهام التالية:

1)    تسجيل البريد الوارد من ديوان الوزارة في سجل ذمة خاص بعد تسلمه من معتمد الدار.

2)    نقوم بتسجيل رقم وتاريخ الكتب الواردة في سجل ونرفق الأوليات الخاصة بها ونعرضها أمام انظار السيد المدير العام.

3)    بعد اطلاع السيد المدير العام وتدوين هامشه على أصل الكتب الواردة نقوم بتحويلها إلى الجهات ذات العلاقة في هذه الدار.

4)    البريد الذي يستوجب اجابة فورية نقوم بتدوين مسودة الاجابة ومن ثم نقوم بطبع الكتاب الخاص به ومن ثم توقيعه من قبل السيد المدير العام..بعد ذلك يعطى رقم صادر وتاريخ من قبل قسم الموارد البشرية ويسلم إلى معتمد الدار.

5)    هناك بعض الكتب التي تردنا مع البريد المذكور تحمل درجة الكتمان والسرية، نقوم بعرضها على انظار السيد المدير العام بعد تسجيلها في سجل خاص بها (سجل الوارد السري والشخصي) وفي حالة حاجته إلى إجابة نقوم بنفس الإجراءات المذكورة أعلاه ويعطى رقم صادر سري من قبلنا ويوضع داخل ظرف مختوم ختم سري ويسلم باليد إلى معتمد الدار، علماً أنه تراعى السرية والكتمان ودرجة الأسبقية في هكذا مراسلات ترد إلى هذه الدار.

6)    هناك ملفات حيوية تعنى بالمشاريع الثقافية وترتبط ارتباطاً وثيقاً بالمهام الموكلة إلى السيد المدير العام على مستوى الدار ووزارة الثقافة حيث نقوم بإدامتها وتنظيمها ومتابعة آخر المراحل التي وصلت اليها وأدق التفاصيل الخاصة بها.

 

 

        مكتب المدير العام / شعبة القلم السري